Wiking Beleg Online buchen

Hier finden Sie alles zum buchen mit Wiking Beleg Online.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Folgen Sie der Wiking Beleg Online Anleitung

Allgemein

Wiking Beleg Online

• ermöglicht die automatische Erstellung von Buchungsvorschlägen in Wiking

unterstützt auch das Auslesen von Belegpositionen und die Erzeugung von Buchungsvorschlägen auf dieser Ebene des Beleges für die Mengenbuchhaltung

mit Hilfe von Wiking Basis- bzw. Betriebsregeln können automatisch Buchungen erzeugt werden

• ermöglicht das automatische Verbinden des digitalisierten Beleges mit der Buchung bzw. den Buchungen und eine schnelle Belegansicht.
• nutzt Archivfunktionen

Speicherung der Belege und deren Daten in der act Cloud (Archiv accantum), dem Langzeitarchiv

Ablage von Buchungsbelegen pro Betrieb in Ordnerstrukturen

Auslesen/Erkennung von Buchungsinformationen

digitale Langzeitarchivierung von Wiking Buchungsbelegen

rechtegesteuerte Verwaltung

Beachtung von IT-Compliance und Gesetzesvorgaben wie der GoBD und der DSGVO

bietet u.a. Suchmöglichkeiten über alle OCR erkannten Belegdaten

und vieles mehr …

• verbindet die Buchhaltung Wiking und die Archivfunktionen

Berechtigungen Selbstbucher

Ab der Version 9.8.4 bekommt man die Möglichkeit die Betreuung an den Selbstbucher abzugeben. Mit der Abgabe der Betreuung erhält der Mandant das Recht Belege mit der PDF Upload Funktion in das accantum Archiv hochzuladen und diese mit den erkannten Buchungsdaten der Belege zu synchronisieren.

In der Selbstbucher Version muss der Eintrag myWBO=1 einmalig in der Wiking.ini unter [WBO] vorgenommen werden. Da hilft Ihnen auch gerne das Team der act weiter.

Mit diesem Eintrag erscheint der Menüpunkt Wiking Beleg Online unter System -> Tools -> Wiking Beleg Online, bei dem Sie sich in den vorher ausgewähltem Betrieb einloggen können.

Anschließend wird aus dem Button Betreuung abgeben der Button Betreuung übernehmen. Hier kann man sich die Betreuung jederzeit zurückholen.

Login

In Wiking zuerst auf System -> Tools -> Wiking Beleg Online

sind Sie diesen Pfad gegangen, öffnet sich Ihnen nun Wiking Beleg Online.

Beginnen Sie hier mit dem Login.

Betreuung: Annehmen = Damit hole ich mir die Berechtigung von dem Selbstbucher zurück Abgeben = Damit gebe ich dem Selbstbucher die Berechtigung

Upload von gescannten PDF Belegen in das Archiv

Um Belege uploaden zu können müssen Sie den Betrieb auswählen und und sich unter System -> Tools -> Wiking Beleg Online einloggen. Anschließend wählen Sie den Menü-Punkt PDF-Upload aus und können dort über die gelbe Mappe die Belege auswählen, die Sie hochladen möchten. Über den Button Upload werden die Belege hochgeladen und im Hintergrund verarbeitet.

Dort erscheint Ihnen nun eine Suchzeile mit einem gelben Ordner. Mit dem Ordner öffnet sich Ihr Explorer, dort gehen Sie dann in den Ordner wo Ihre Belege abgelegt sind. Die Belege gehen automatisch an sonstiges. Man kann sie aber auch zu einer Kategorie anordnen. Empfehlung : Nutzen Sie die Kategorien, um Vorteile wie zukünftige Nutzung des Zahlungsmoduls oder der DSGVO zu erhalten. Wichtig: Nicht den Haken für LÖSCHEN NACH ERFOLGREICHEN UPLOAD betätigen, sonst sind Ihre Belege nicht mehr auf den Rechner zu finden und Sie müssen diese neu einscannen. .

Quickbelege

Im Feld Quickbelege wirft uns das System die Belege raus die, die noch keine Erfassungsvorlagen haben oder Quittungen sind. Bitte rufen Sie dann den Support oder Poweruser an, um Vorlagen erstellen zu lassen. Ist dies geschehen, bitte einmal die Auswahl übernehmen

Synchronisieren

Hier müssen Sie Ihre Belege einchecken/downloaden, damit sie in der Buchführung auftauchen können. Nun können Sie auf beenden gehen und mit dem Buchführen beginnen.

Fehlende PDF Dokumente holen

Diese Funktion ist notwendig für den Datensicherungsaustaus zwischen zwei Parteien, wie z.B. Selbstbucher und Steuerkanzlei. In der Datensicherung werden keine PDF Belege mit übertragen, da dies zu viel Speicherplatz kosten würde. Deshalb werden mit dieser Funktion alle PDF-Dateien für das aktuell ausgelesene Wirtschaftsjahr heruntergeladen.

Achtung: Die maximale Größe des Uploads von Beleg-Daten ist pro Archiv definierbar und beträgt derzeitig 64 MB pro Upload Prozess.