Wiking Beleg Online buchen: Unterschied zwischen den Versionen

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Hier finden Sie alles zum buchen mit Wiking Beleg Online.
 
Hier finden Sie alles zum buchen mit Wiking Beleg Online.
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== Schritt-für-Schritt Anleitung ==
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Folgen Sie der [[Media:WBO_Anleitung.pdf|Wiking Beleg Online Anleitung]]
 
== Allgemein ==
 
== Allgemein ==
 
Wiking Beleg Online  
 
Wiking Beleg Online  
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::und vieles mehr …
 
::und vieles mehr …
 
* verbindet die Buchhaltung Wiking und die Archivfunktionen
 
* verbindet die Buchhaltung Wiking und die Archivfunktionen
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== Organisation ==
 
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Für die erfolgreiche Einführung von Wiking Beleg Online müssen Organisationskonzepte für die Bezirksstelle entwickelt werden. In diesem Abschnitt werden bekannte organisatorische Maßnahmen angesprochen, die z.T. nur bezirksindividuell beantwortet werden können bzw. an Hand der Fragstellungen abgearbeitet werden müssen.
 
  
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Im Zweifelfall fragen Sie die act Mitarbeiter und fordern Hilfestellung an, wir unterstützen Sie gerne mit Rat und Tat.
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== Berechtigungen Selbstbucher ==
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Ab der Version 9.8.4 bekommt man die Möglichkeit die Betreuung an den Selbstbucher abzugeben. Mit der Abgabe der Betreuung erhält der Mandant das Recht Belege mit der PDF Upload Funktion in das accantum Archiv hochzuladen und diese mit den erkannten Buchungsdaten der Belege zu synchronisieren.
  
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Stellen Sie in der Bezirksstelle ein kleines Team (PowerUser) zusammen, damit die Kernfragen der Einführung in ihrer Bezirksstelle konkret beantwortet und auch umgesetzt werden können. Zur praktischen Umsetzung fangen Sie mit ca. 3 Betrieben an, überprüfen Sie Ihre Abläufe und passen die Wiking Buchhaltung entsprechend an.
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In der Selbstbucher Version muss der Eintrag '''myWBO=1''' einmalig in der ''Wiking.ini'' unter [WBO] vorgenommen werden. Da hilft Ihnen auch gerne das Team der act weiter.
  
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=== Belegbuchen und Wiking Beleg Online ===
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Mit diesem Eintrag erscheint der Menüpunkt '''Wiking Beleg Online''' unter System -> Tools -> Wiking Beleg Online, bei dem Sie sich in den vorher ausgewähltem Betrieb einloggen können.
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Wer Wiking Beleg Online für einen Betrieb anwendet, soll das Belegbuchen (einzelne elektronische Belege manuell bei der Buchung hinterlegen) innerhalb des Wirtschaftsjahres in Wiking nicht nutzen. Im Belegbuchen gibt es aber eine neue Checkbox „Belege aus WBO ausblenden“. Wenn man hier den Harken rausnimmt, werden alle Belege angezeigt, die über WBO hochgeladen worden sind. Hier kann man die Belege nachträglich noch einmal verknüpfen.
 
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Ansonsten gilt pro Wirtschaftsjahr darf entweder Wiking Beleg Online oder das Belegbuchen angewendet werden. Grundsätzlich sollte man sich für Wiking Beleg Online entscheiden, da es sich beim Belegbuchen um ein Auslaufmodell handelt und bei Wiking Beleg Online eine GoBD konforme Archivierung der elektronischen Belege und die Automatisierung von Buchungen der auf Basis Digitalisaten möglich ist.
 
  
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=== Anforderungen an das Scangut (digitalisierte Buchungsbelege) ===
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Anschließend wird aus dem Button Betreuung abgeben der Button Betreuung übernehmen. Hier kann man sich die Betreuung jederzeit zurückholen.
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*pro Belege eine PDF Datei (vor und Rückseite, falls die Rückseite bedruckt sein sollte),
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== Login ==
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*'''Auflösung 300 dpi'''
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In Wiking zuerst auf
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*'''Farbe'''
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System -> Tools -> Wiking Beleg Online
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*Ausgabeformat in PDF, das Archiv erwartet korrekte ungeschützte Dokumente, dies muss für eine ordnungsgemäße Verarbeitung gewährleistet werden
 
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*Speicherbedarf (Quelle: accantum) ca. 50 MB pro 1000 Textseiten bei 5% Flächendeckung A4, 300 DPI, schwarz/weiß. Da heutzutage Dokumente farbig mit Bildern (Logo) angereichert sind, kalkulieren wir mit ca. 20 GB je 100.000 Seiten (nicht Dokumente)
 
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*Landwirtschaftliche Dokumente enthalten in der Regel deutlich mehr Informationen als normale Gewerbebetriebe (z.B. HaGe, ATR oder Milchabrechnung) deshalb gehen wir von einem höheren Speicherbedarf aus
 
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Da jede Bezirksstelle andere Ablageorte für sein Scangut in Verbindung mit dem Dateisystem definiert hat, sollten die Ablageorte organisatorisch überprüft bzw. für Wiking Beleg Online neu definiert werden. Der notwendige Arbeitsablauf der einzuscannenden Belege, des Scannens und des Uploads muss definiert werden.
 
  
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=== Erfassungsvorlagen definieren ===
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sind Sie diesen Pfad gegangen, öffnet sich Ihnen nun Wiking Beleg Online.
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Die Belegerkennung in dem Archiv erfolgt pro buchungsrelevanten Beleg über die Definition von betriebsübergreifenden angewendete Erfassungsvorlagen. Wenn mehrere Mitarbeiter der Bezirksstelle Erfassungsvorlagen für die Erkennung der auf den Belegen befindlichen Daten erstellen, ist es sinnvoll folgende Grundüberlegungen mit interner Kommunikation durchzuführen:
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Beginnen Sie hier mit dem Login.
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*Welche Arten von buchungsrelevanten Belegen gibt es in der Bezirksstelle? Es sollte pro Belegart nur eine Erfassungsvorlage in dem Archiv definiert werden. Bei Arten von Versicherungen sind unterschiedliche Erfassungsvorlagen mit der Art der Versicherung zu definieren.
 
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*automatische Buchungsvorschläge beim Buchen von Tabellenpositionen
 
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::Grundsätzlich muss in der Bezirksstelle festgelegt werden, bei welchen Arten von Belegen der einzelnen Lieferanten mit oder ohne Tabellenpositionen gebucht werden soll. Bei dem Erstellen einer Erfassungsvorlage für einen buchungsrelevanten Beleg muss die Erkennung der Tabellenposition definiert werden oder auch nicht.
 
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::Durch die Definition in der Erfassungsvorlage wird entschieden, ob in Wiking die Daten für die Tabellenpositionen elektronisch bereitgestellt werden und automatische Buchungsvorschläge für die Einzelpositionen hergestellt werden können.
 
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::Falls die Tabellenpositionen nicht definiert werden, hat man in Wiking außerdem die Möglichkeit die Tabellenpositionen manuell zu buchen.
 
  
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=== Abstimmung der Aufgabenverteilung ===
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''Betreuung:''
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*ÜDefinieren Sie, welche Aufgaben der Mandant oder die Bezirksstelle durchführen soll. Stellen Sie Anforderungen an den Mandanten z.B.
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Annehmen = Damit hole ich mir die Berechtigung von dem Selbstbucher zurück
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::Aufbereitung der buchungsrelevanten Belege (Sortierung nach Eingangsdatum)
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Abgeben = Damit gebe ich dem Selbstbucher die Berechtigung
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::Bereitstellung der Belege zum Zeitpunkt x.
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::Digitalisierung der Belege?
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== Upload von gescannten PDF Belegen in das Archiv ==
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*In welchen Bereichen benötigen Sie evtl. Hilfe von der act um eine schnellere Einführung von Wiking Beleg Online durchzuführen. Die act kann auch für Sie Erfassungsvorlagen erstellen.
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Um Belege uploaden zu können müssen Sie den Betrieb auswählen und und sich unter System -> Tools -> Wiking Beleg Online einloggen.
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*Welche Kapazitäten hat ihr Team?
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Anschließend wählen Sie den Menü-Punkt ''PDF-Upload'' aus und können dort über die gelbe Mappe die Belege auswählen, die Sie hochladen möchten.
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Über den Button ''Upload'' werden die Belege hochgeladen und im Hintergrund verarbeitet.
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Dort erscheint Ihnen nun eine Suchzeile mit einem gelben Ordner.
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Mit dem Ordner öffnet sich Ihr Explorer, dort gehen Sie dann in den Ordner wo Ihre Belege abgelegt sind.
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Die Belege gehen automatisch an sonstiges. Man kann sie aber auch zu einer Kategorie anordnen.
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Empfehlung : Nutzen Sie die Kategorien, um Vorteile wie zukünftige Nutzung  des
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Zahlungsmoduls oder der DSGVO zu erhalten.
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Wichtig: Nicht den Haken für LÖSCHEN NACH ERFOLGREICHEN UPLOAD betätigen, sonst sind Ihre Belege nicht mehr auf den Rechner zu finden und Sie müssen diese neu einscannen.
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== Quickbelege ==
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Im Feld Quickbelege wirft uns das System die Belege raus die, die noch keine Erfassungsvorlagen haben oder Quittungen sind.  
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Bitte rufen Sie dann den Support oder Poweruser an, um Vorlagen erstellen zu lassen.
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Ist dies geschehen, bitte einmal die Auswahl übernehmen
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== Synchronisieren ==
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Hier müssen Sie Ihre Belege einchecken/downloaden, damit sie in der Buchführung auftauchen können.
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Nun können Sie auf beenden gehen und mit dem Buchführen beginnen.  
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== Fehlende PDF Dokumente holen ==
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Diese Funktion ist notwendig für den Datensicherungsaustaus zwischen zwei Parteien, wie z.B. Selbstbucher und Steuerkanzlei. In der Datensicherung werden keine PDF Belege mit übertragen, da dies zu viel Speicherplatz kosten würde. Deshalb werden mit dieser Funktion alle PDF-Dateien für das aktuell ausgelesene Wirtschaftsjahr heruntergeladen.
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'''Achtung: Die maximale Größe des Uploads von Beleg-Daten ist pro Archiv definierbar und beträgt derzeitig 64 MB pro Upload Prozess.'''
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[[Kategorie:Wiking]]

Aktuelle Version vom 9. Juli 2020, 16:08 Uhr

Hier finden Sie alles zum buchen mit Wiking Beleg Online.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Folgen Sie der Wiking Beleg Online Anleitung

Allgemein

Wiking Beleg Online

  • ermöglicht die automatische Erstellung von Buchungsvorschlägen in Wiking
unterstützt auch das Auslesen von Belegpositionen und die Erzeugung von Buchungsvorschlägen auf dieser Ebene des Beleges für die Mengenbuchhaltung
mit Hilfe von Wiking Basis- bzw. Betriebsregeln können automatisch Buchungen erzeugt werden
  • ermöglicht das automatische Verbinden des digitalisierten Beleges mit der Buchung bzw. den Buchungen und eine schnelle Belegansicht.
  • nutzt Archivfunktionen
Speicherung der Belege und deren Daten in der act Cloud (Archiv accantum), dem Langzeitarchiv
Ablage von Buchungsbelegen pro Betrieb in Ordnerstrukturen
Auslesen/Erkennung von Buchungsinformationen
digitale Langzeitarchivierung von Wiking Buchungsbelegen
rechtegesteuerte Verwaltung
Beachtung von IT-Compliance und Gesetzesvorgaben wie der GoBD und der DSGVO
bietet u.a. Suchmöglichkeiten über alle OCR erkannten Belegdaten
und vieles mehr …
  • verbindet die Buchhaltung Wiking und die Archivfunktionen

Berechtigungen Selbstbucher

Ab der Version 9.8.4 bekommt man die Möglichkeit die Betreuung an den Selbstbucher abzugeben. Mit der Abgabe der Betreuung erhält der Mandant das Recht Belege mit der PDF Upload Funktion in das accantum Archiv hochzuladen und diese mit den erkannten Buchungsdaten der Belege zu synchronisieren.

In der Selbstbucher Version muss der Eintrag myWBO=1 einmalig in der Wiking.ini unter [WBO] vorgenommen werden. Da hilft Ihnen auch gerne das Team der act weiter.

Mit diesem Eintrag erscheint der Menüpunkt Wiking Beleg Online unter System -> Tools -> Wiking Beleg Online, bei dem Sie sich in den vorher ausgewähltem Betrieb einloggen können.

Anschließend wird aus dem Button Betreuung abgeben der Button Betreuung übernehmen. Hier kann man sich die Betreuung jederzeit zurückholen.

Login

In Wiking zuerst auf System -> Tools -> Wiking Beleg Online

sind Sie diesen Pfad gegangen, öffnet sich Ihnen nun Wiking Beleg Online. 

Beginnen Sie hier mit dem Login.

Betreuung: Annehmen = Damit hole ich mir die Berechtigung von dem Selbstbucher zurück Abgeben = Damit gebe ich dem Selbstbucher die Berechtigung

Upload von gescannten PDF Belegen in das Archiv

Um Belege uploaden zu können müssen Sie den Betrieb auswählen und und sich unter System -> Tools -> Wiking Beleg Online einloggen. Anschließend wählen Sie den Menü-Punkt PDF-Upload aus und können dort über die gelbe Mappe die Belege auswählen, die Sie hochladen möchten. Über den Button Upload werden die Belege hochgeladen und im Hintergrund verarbeitet.

Dort erscheint Ihnen nun eine Suchzeile mit einem gelben Ordner. Mit dem Ordner öffnet sich Ihr Explorer, dort gehen Sie dann in den Ordner wo Ihre Belege abgelegt sind. Die Belege gehen automatisch an sonstiges. Man kann sie aber auch zu einer Kategorie anordnen. Empfehlung : Nutzen Sie die Kategorien, um Vorteile wie zukünftige Nutzung des Zahlungsmoduls oder der DSGVO zu erhalten. Wichtig: Nicht den Haken für LÖSCHEN NACH ERFOLGREICHEN UPLOAD betätigen, sonst sind Ihre Belege nicht mehr auf den Rechner zu finden und Sie müssen diese neu einscannen. .

Quickbelege

Im Feld Quickbelege wirft uns das System die Belege raus die, die noch keine Erfassungsvorlagen haben oder Quittungen sind. Bitte rufen Sie dann den Support oder Poweruser an, um Vorlagen erstellen zu lassen. Ist dies geschehen, bitte einmal die Auswahl übernehmen

Synchronisieren

Hier müssen Sie Ihre Belege einchecken/downloaden, damit sie in der Buchführung auftauchen können. Nun können Sie auf beenden gehen und mit dem Buchführen beginnen.

Fehlende PDF Dokumente holen

Diese Funktion ist notwendig für den Datensicherungsaustaus zwischen zwei Parteien, wie z.B. Selbstbucher und Steuerkanzlei. In der Datensicherung werden keine PDF Belege mit übertragen, da dies zu viel Speicherplatz kosten würde. Deshalb werden mit dieser Funktion alle PDF-Dateien für das aktuell ausgelesene Wirtschaftsjahr heruntergeladen.


Achtung: Die maximale Größe des Uploads von Beleg-Daten ist pro Archiv definierbar und beträgt derzeitig 64 MB pro Upload Prozess.

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