Wiking Beleg Online Kanzlei

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Hier finden Sie alles zu Wiking Beleg Online.

PowerUser

In diesem Abschnitt wird ein Teil der Tätigkeit des PowerUsers beschrieben.

Anmeldung an dem Archivsystem

externer Zugang über das Internet: https://wbo.wiking-online.de/Accantum/?Archive=https://vpacc01.wiking-online.de:50NNN wobei NNN die Bezirksstellennummer ist. Alternativ finden Sie den Link unten im Wiking-Beleg-Online Fenster nach den Login.

Passwort ändern

Die Passwortlänge ist auf mindestens 8 Zeichen voreingestellt. Da das Archiv für den PowerUser über das Internet erreichbar ist, darf nur ein starkes Passwort verwendet werden. Die Validierung kann im alten Mitarbeiterportal vom LBV oder unter https://www.passwortcheck.ch/passwortcheck/passwortcheck durchgeführt werden. Die Verantwortung der korrekten Einrichtung trägt der/die Bezirksstellenleiter. Jeder PowerUser hat den Zugriff auf alle in der Ablagestruktur für Wiking definierten Hierarchiebereiche.

Info / Dashboard

Über den Dashbord (Management Cockpit) gibt es unterschiedliche Einblicke in das Archivsystem, siehe Hilfe in accantum. Es ist im Wesentlichen für Administratoren und den act Wiking Support angedacht und für PowerUser nur einsehend konfiguriert, da unser Thema Wiking und nicht das Archiv ist.

Von der act vorinstallierte Erfassungsvorlagen

Von der act werden

  • a) bezirksübergreifende Erfassungsvorlagen für Belege für die Produktion und
  • b) Vorlagen zur Erstellung von bezirksindividuellen Erfassungsvorlagen initial zur Verfügung gestellt.

Bei jeder Einführung von Wiking Beleg Online in einem Bezirk wird der Bestand bei der act GmbH wachsen. Bezirksübergreifende Vorlagen können bei Bedarf zentral für die Bezirksstelle zur Verfügung gestellt werden. Bemerkungen:

  • 1. Beim capture - Prozess (OCR Erkennung) entscheidet die Positionierung der Erfassungsvorlage in der Tabelle unter Administration/Erfassungsvorlage, welcher Beleg zuerst von einer gleichartigen Erfassungsvorlage erkannt wird.
  • 2. Bei der Erfassungsvorlage Quickbeleg_Vorlage ist/darf nie ein Beleg zugeordnet werden, damit das Verfahren von Quickbelegen funktioniert.

Archiv, Struktur des Ablagesystems im Register Dokumente

In diesem Bereich wird das derzeitig verwendete Ablagesystem beschrieben.

Wichtig sind die Ablageorte, in der Hierarchie sind die PDF-Belege unter der jeweiligen Betriebsnummer abgelegt.

Erfassungsvorlagen

Erfassungsvorlagen sind Blaupausen zur Erkennung von Daten, die in Wiking verarbeitet werden.

Erstellung

Zur Erstellung einer Erfassungsvorlage muss zunächst ein PDF-Dokument durch Wiking an Accantum upgeloadet werden.

Übersicht der Attribute und deren Bedeutung

Durch die Attribute mit den Bezeichnungen Ident01_Firma und Ident02_Typ (Ident = Identifikation) und deren hinterlegten Informationen werden die in das Archiv eingestellten Belege automatisch zu der entsprechenden Erfassungsvorlage automatische zugeordnet.

Attribut Bedeutung Anzugebende Werte
Datum-Buchung Datum Referenztext
Ident01 Firma Briefkopf (großzügig makieren) Wert zur Identifizierung
Partner-ID Firmenname Regulärer Ausdruck und Referenztext
Betrag Rechnungsbetrag Referenztext
Partner-Kto Kundennummer Referenztext
UStID Umsatzsteuer-ID Regulärer Ausdruck und Referenztext
IBAN IBAN Regulärer Ausdruck und Referenztext
Ident02 Typ Belegtyp (Rechnungsart Bsp.: Rechnung , Gutschrift) großzügig markieren ---
Kategorie Belegart (ist durch Vorlage vorgegeben) ---
Rechnungsnr Rechnungsnummer Referenztext

Anpassung

Die Anpassung einer Erfassungsvorlage ist notwendig bei veränderten Rechnungsmustern und bei genereller Verbesserung der Erkennung.

Beim Upload

Zum Anpassen einer Erfassungsvorlage muss zunächst ein PDF-Dokument durch Wiking an Accantum upgeloadet werden und den Status Nicht alle erforderlichen Attributwerte können ermittelt werden in der Erfassung bekommen.

Im Pool

Für das Anpassen einer Erfassungsvorlage im Erfassungsvorlagen-Pool gehen Sie in der Menü-Leiste auf Administration und wählen den Punkt Erfassungsvorlagen aus. Dort klicken Sie auf die Erfassungsvorlage und können mit dem Button Erfassungsvorlage mit der Dokumentensicht öffnen die Erfassungsvorlage bearbeiten.

Löschen

Für das Löschen einer Erfassungsvorlage gehen Sie in der Menü-Leiste auf Administration und wählen den Punkt Erfassungsvorlagen aus. Dort klicken Sie auf die Erfassungsvorlage und können mit der Tonne die Erfassungsvorlage endgültig löschen.