Wiking Beleg Online buchen

Hier finden Sie alles zum buchen mit Wiking Beleg Online.

Allgemein

Wiking Beleg Online

• ermöglicht die automatische Erstellung von Buchungsvorschlägen in Wiking

unterstützt auch das Auslesen von Belegpositionen und die Erzeugung von Buchungsvorschlägen auf dieser Ebene des Beleges für die Mengenbuchhaltung

mit Hilfe von Wiking Basis- bzw. Betriebsregeln können automatisch Buchungen erzeugt werden

• ermöglicht das automatische Verbinden des digitalisierten Beleges mit der Buchung bzw. den Buchungen und eine schnelle Belegansicht.
• nutzt Archivfunktionen

Speicherung der Belege und deren Daten in der act Cloud (Archiv accantum), dem Langzeitarchiv

Ablage von Buchungsbelegen pro Betrieb in Ordnerstrukturen

Auslesen/Erkennung von Buchungsinformationen

digitale Langzeitarchivierung von Wiking Buchungsbelegen

rechtegesteuerte Verwaltung

Beachtung von IT-Compliance und Gesetzesvorgaben wie der GoBD und der DSGVO

bietet u.a. Suchmöglichkeiten über alle OCR erkannten Belegdaten

und vieles mehr …

• verbindet die Buchhaltung Wiking und die Archivfunktionen

Organisation

Für die erfolgreiche Einführung von Wiking Beleg Online müssen Organisationskonzepte für die Bezirksstelle entwickelt werden. In diesem Abschnitt werden bekannte organisatorische Maßnahmen angesprochen, die z.T. nur bezirksindividuell beantwortet werden können bzw. an Hand der Fragstellungen abgearbeitet werden müssen.

Im Zweifelfall fragen Sie die act Mitarbeiter und fordern Hilfestellung an, wir unterstützen Sie gerne mit Rat und Tat.

Stellen Sie in der Bezirksstelle ein kleines Team (PowerUser) zusammen, damit die Kernfragen der Einführung in ihrer Bezirksstelle konkret beantwortet und auch umgesetzt werden können. Zur praktischen Umsetzung fangen Sie mit ca. 3 Betrieben an, überprüfen Sie Ihre Abläufe und passen die Wiking Buchhaltung entsprechend an.

Belegbuchen und Wiking Beleg Online

Wer Wiking Beleg Online für einen Betrieb anwendet, soll das Belegbuchen (einzelne elektronische Belege manuell bei der Buchung hinterlegen) innerhalb des Wirtschaftsjahres in Wiking nicht nutzen. Im Belegbuchen gibt es aber eine neue Checkbox „Belege aus WBO ausblenden“. Wenn man hier den Harken rausnimmt, werden alle Belege angezeigt, die über WBO hochgeladen worden sind. Hier kann man die Belege nachträglich noch einmal verknüpfen. Ansonsten gilt pro Wirtschaftsjahr darf entweder Wiking Beleg Online oder das Belegbuchen angewendet werden. Grundsätzlich sollte man sich für Wiking Beleg Online entscheiden, da es sich beim Belegbuchen um ein Auslaufmodell handelt und bei Wiking Beleg Online eine GoBD konforme Archivierung der elektronischen Belege und die Automatisierung von Buchungen der auf Basis Digitalisaten möglich ist.

Anforderungen an das Scangut (digitalisierte Buchungsbelege)

• pro Belege eine PDF Datei (vor und Rückseite, falls die Rückseite bedruckt sein sollte),
• Auflösung 300 dpi
• Farbe
• Ausgabeformat in PDF, das Archiv erwartet korrekte ungeschützte Dokumente, dies muss für eine ordnungsgemäße Verarbeitung gewährleistet werden
• Speicherbedarf (Quelle: accantum) ca. 50 MB pro 1000 Textseiten bei 5% Flächendeckung A4, 300 DPI, schwarz/weiß. Da heutzutage Dokumente farbig mit Bildern (Logo) angereichert sind, kalkulieren wir mit ca. 20 GB je 100.000 Seiten (nicht Dokumente)
• Landwirtschaftliche Dokumente enthalten in der Regel deutlich mehr Informationen als normale Gewerbebetriebe (z.B. HaGe, ATR oder Milchabrechnung) deshalb gehen wir von einem höheren Speicherbedarf aus

Da jede Bezirksstelle andere Ablageorte für sein Scangut in Verbindung mit dem Dateisystem definiert hat, sollten die Ablageorte organisatorisch überprüft bzw. für Wiking Beleg Online neu definiert werden. Der notwendige Arbeitsablauf der einzuscannenden Belege, des Scannens und des Uploads muss definiert werden.

Erfassungsvorlagen definieren

Die Belegerkennung in dem Archiv erfolgt pro buchungsrelevanten Beleg über die Definition von betriebsübergreifenden angewendete Erfassungsvorlagen. Wenn mehrere Mitarbeiter der Bezirksstelle Erfassungsvorlagen für die Erkennung der auf den Belegen befindlichen Daten erstellen, ist es sinnvoll folgende Grundüberlegungen mit interner Kommunikation durchzuführen:

• Welche Arten von buchungsrelevanten Belegen gibt es in der Bezirksstelle? Es sollte pro Belegart nur eine Erfassungsvorlage in dem Archiv definiert werden. Bei Arten von Versicherungen sind unterschiedliche Erfassungsvorlagen mit der Art der Versicherung zu definieren.
• automatische Buchungsvorschläge beim Buchen von Tabellenpositionen

Grundsätzlich muss in der Bezirksstelle festgelegt werden, bei welchen Arten von Belegen der einzelnen Lieferanten mit oder ohne Tabellenpositionen gebucht werden soll. Bei dem Erstellen einer Erfassungsvorlage für einen buchungsrelevanten Beleg muss die Erkennung der Tabellenposition definiert werden oder auch nicht.

Durch die Definition in der Erfassungsvorlage wird entschieden, ob in Wiking die Daten für die Tabellenpositionen elektronisch bereitgestellt werden und automatische Buchungsvorschläge für die Einzelpositionen hergestellt werden können.

Falls die Tabellenpositionen nicht definiert werden, hat man in Wiking außerdem die Möglichkeit die Tabellenpositionen manuell zu buchen.

Abstimmung der Aufgabenverteilung

• ÜDefinieren Sie, welche Aufgaben der Mandant oder die Bezirksstelle durchführen soll. Stellen Sie Anforderungen an den Mandanten z.B.

Aufbereitung der buchungsrelevanten Belege (Sortierung nach Eingangsdatum)

Bereitstellung der Belege zum Zeitpunkt x.

Digitalisierung der Belege?

• In welchen Bereichen benötigen Sie evtl. Hilfe von der act um eine schnellere Einführung von Wiking Beleg Online durchzuführen. Die act kann auch für Sie Erfassungsvorlagen erstellen.
• Welche Kapazitäten hat ihr Team?

Kontokorrentbuchhaltung

Ab dem 01.05.2020 ist es nicht mehr Notwendig die Buchhaltung auf OPOS-Buchhaltung umzustellen, da die Belege anhand von verschiedener Kriterien zur Bankbuchung zugeordnet werden. Die Buchhaltung muss aktuell auf eine Kontokorrentbuchhaltung umgestellt werden, da es sonst keine Möglichkeit gibt, automatische Buchungsvorschläge in Verbindung mit dem Wiking Regelwerk zu erzeugen. Zum Abstimmen der Konten gibt es in der Kontoansicht die OPOS-Funktionalität, welche Sie mit der Tastenkombination Alt + O nutzen können. Sie sollten bedenken, dass die bestehenden Wiking Regeln durch das Umstellen auf die Kontokorrentbuchhaltung angepasst werden müssen.

Wiking Regeln

• machen Sie sich bitte Gedanken über die Nutzung von Wiking Regeln

Welche Basisregeln können für alle Betriebe definiert und verwendet werden?

Welche betriebsindividuellen Regeln sollen erstellt werden?

Gibt es Betriebe, bei denen nur individuelle Regeln möglich sind?

Ist die Reihe der Abarbeitung der Regeln richtig?

Welche standardisierte Namensgebung soll eine Regeldefinition erhalten?

Welche Regeln müssen bei Umstellung auf die Kontokorrentbuchhaltung angepasst werden?

• Parallele Nutzung des Rechnungsdatenservice und Wiking Beleg Online

Wenn der Wiking Rechnungsdatenservice (ATR, Trede & von Pein, Hanse) weiterhin parallel genutzt werden soll, dann sind hierfür unterschiedliche Wiking Regeln zu definieren.