Wiking Beleg Online Kanzlei

Hier finden Sie alles zu Wiking Beleg Online.

PowerUser

In diesem Abschnitt wird ein Teil der Tätigkeit des PowerUsers beschrieben.

Anmeldung an dem Archivsystem

externer Zugang über das Internet: https://wbo.wiking-online.de/Accantum/?Archive=https://vpacc01.wiking-online.de:50NNN wobei NNN die Bezirksstellennummer ist. Alternativ finden Sie den Link unten im Wiking-Beleg-Online Fenster nach den Login.

Passwort ändern

Die Passwortlänge ist auf mindestens 8 Zeichen voreingestellt. Da das Archiv für den PowerUser über das Internet erreichbar ist, darf nur ein starkes Passwort verwendet werden. Die Validierung kann im alten Mitarbeiterportal vom LBV oder unter https://www.passwortcheck.ch/passwortcheck/passwortcheck durchgeführt werden. Die Verantwortung der korrekten Einrichtung trägt der/die Bezirksstellenleiter. Jeder PowerUser hat den Zugriff auf alle in der Ablagestruktur für Wiking definierten Hierarchiebereiche.

Info / Dashboard

Über den Dashbord (Management Cockpit) gibt es unterschiedliche Einblicke in das Archivsystem, siehe Hilfe in accantum. Es ist im Wesentlichen für Administratoren und den act Wiking Support angedacht und für PowerUser nur einsehend konfiguriert, da unser Thema Wiking und nicht das Archiv ist.

Von der act vorinstallierte Erfassungsvorlagen

Von der act werden

• a) bezirksübergreifende Erfassungsvorlagen für Belege für die Produktion und
• b) Vorlagen zur Erstellung von bezirksindividuellen Erfassungsvorlagen initial zur Verfügung gestellt.

Bei jeder Einführung von Wiking Beleg Online in einem Bezirk wird der Bestand bei der act GmbH wachsen. Bezirksübergreifende Vorlagen können bei Bedarf zentral für die Bezirksstelle zur Verfügung gestellt werden. Bemerkungen:

• 1. Beim capture - Prozess (OCR Erkennung) entscheidet die Positionierung der Erfassungsvorlage in der Tabelle unter Administration/Erfassungsvorlage, welcher Beleg zuerst von einer gleichartigen Erfassungsvorlage erkannt wird.
• 2. Bei der Erfassungsvorlage Quickbeleg_Vorlage ist/darf nie ein Beleg zugeordnet werden, damit das Verfahren von Quickbelegen funktioniert.

Archiv, Struktur des Ablagesystems im Register Dokumente

In diesem Bereich wird das derzeitig verwendete Ablagesystem beschrieben, das von Wiking automatisch erzeugt wird.

Wichtig sind die Ablageorte, in der Hierarchie sind die PDF-Belege unter der jeweiligen Betriebsnummer abgelegt.

Ablageort	Bedeutung
Ablageorte	PDF-Belegablage aus der Sicht der Bezirksstelle
Betriebsnummer	alle Belege von einem Betrieb
Wiking	Identifikation von Wiking Belegen
Belege	nur ein weiteres Ordnungskriterium
01_Eingang	alle hochgeladenen PFD-Dokumente
02_erkannt	ORC erkannte und archivierte Dokumente auch Quickbelege

Stehen die Belege ein der Ablagestruktur noch unter 01_Eingang, d.h. keine Erfassungsvorlage hat gegriffen, so können diese falsch zugeordneten Belege in dem Archiv gelöscht werden.

Falls die Belege mit Hilfe der Erfassungsvorlagen erkannt worden sind und somit unter 02_erkannt gespeichert wurden, so ist das Löschen in dem Archiv nicht mehr möglich, da diese Belege archiviert worden und somit nicht mehr gelöscht werden dürfen.

Erfassungsvorlagen

Erfassungsvorlagen sind Blaupausen zur Erkennung von Daten, die in Wiking verarbeitet werden.

Erstellung

Zur Erstellung einer Erfassungsvorlage in Accantum muss zunächst ein PDF-Dokument durch Wiking an Accantum upgeloadet werden.

Detaillierte Erklärung

Wechsel zur Erfassung zum Erstellen der Vorlagen. Achtung! Es sollten immer die Haken für Unvollständig und Fehlerhaft (= Beleg wurde nicht erkannt) ausgewählt sein.

• Aufruf zur Bearbeitung über einen Klick auf den blau markierten Dokumentennamen.
• Auswahl der Erfassungsvorlage über den blauen Ordner „Erfassungsvorlage laden“ (in der Regel "Beleg_VORLAGE_Rechnung" oder "Beleg_VORLAGE_Gutschrift")
• Bearbeitung der einzelnen Wertfelder -> das Feld für die entsprechende Position ist mit 4 Punkten an den Ecken gekennzeichnet -> dieses Feld muss möglichst großflächig über das entsprechende Attribut gezogen werden. Außerdem muss über den Link Datum-Buchung ein Referenztext hinterlegt werden.
• Für Attribut „Ident01 Firma“ sollte der gesamte Briefkopf mit Logo und Anschrift ausgewählt werden
• Nun muss über den blauen Link im Attributnamen, der Wert zur Identifizierung aus dem „Ausgelesenen Wert“ übernommen werden, hier möglichst der Firmenname. Die ausgelesenen Werte können ggf. bei einem weiteren gleichen Beleg abweichen. Es gibt die Möglichkeit durch einen Oder-Strich (|) weitere Werte zur Identifizierung anzugeben.
• Partner-ID -> Firmenname aus Adressfeld für grünen Haken, auch hier Referenztext und Reg. Ausdruck angeben
• Bei allen Attributen (außer Ident01+02, Kategorie) muss ein Referenztext hinterlegt werden -> Öffnen der Maske durch Klick auf den blauen Link
• Die Atrribute sollten
• Nicht vorhandene Attribute werden markiert und mit – Button gelöscht.
• Fehlende Attribute werden mit dem + Button hinzugefügt

Übersicht der Attribute und deren Bedeutung

Durch die Attribute mit den Bezeichnungen Ident01_Firma und Ident02_Typ (Ident = Identifikation) und deren hinterlegten Informationen werden die in das Archiv eingestellten Belege automatisch zu der entsprechenden Erfassungsvorlage automatische zugeordnet.

Attribut	Bedeutung	Anzugebende Werte
Datum-Buchung	Datum	Referenztext
Ident01 Firma	Briefkopf (großzügig makieren)	Wert zur Identifizierung
Partner-ID	Firmenname	Regulärer Ausdruck und Referenztext
Betrag	Rechnungsbetrag	Referenztext
Partner-Kto	Kundennummer	Referenztext
UStID	Umsatzsteuer-ID	Regulärer Ausdruck und Referenztext
IBAN	IBAN	Regulärer Ausdruck und Referenztext
Ident02 Typ	Belegtyp (Rechnungsart Bsp.: Rechnung , Gutschrift) großzügig markieren	---
Kategorie	Belegart (ist durch Vorlage vorgegeben)	---
Rechnungsnr	Rechnungsnummer	Referenztext

Reguläre Ausdrücke für Erfassungsvorlagen

Man kann Reguläre Ausdrücke verwenden, um den aktuellen Wert anzupassen. Hier ein paar Beispiele:

Ausgelesener Wert	Reg. Ausdruck	Ersetzungstext	Ergebnis	Beschreibung
2. Oktober 2020	.*		02.10.2020	Der Monat des Datums ist ausgeschrieben
2020-0053459/D12812	(\d{4}-\d{7}\/([A-Z]\d{5})		2020-0053459	Die Rechnungsnummer und die Kundennummer stehen in einer Zeile
:02.10.2020	:(.*)	$1	02.10.2020	Im Ausgelesenen Wert steht ein Doppelpunkt vor dem tatsächlichen Wert
Lerndhade1 Gnbd	.+		Landhandel GmbH & Co. KG	Der aktuelle Wert soll immer gleich sein

Tabellen erstellen

Folgende Bezeichner (gelb markiert) sollen einheitlich bei der Definition von Tabellen in Anlehnung der in dem WikConverter verwendeten Bezeichnungen genutzt werden. Grund: Nutzung der Bezeichner in Wiking Regeln.

• Betrag
• Nettobetrag
• Ust-Betrag
• Text-1
• Text-2
• Auszug-Nr
• Auszug-Datum
• Datum-Auszug
• Kategorie
• Unterkategorie
• Ust-Art
• Ust-Satz
• Menge
• Mengeneinheit
• Wik-Fikto
• Wik-Sakto
• Wik-Beleg
• Wik-Datum2
• Wik-Text
• Wik-Gewicht
• Wik-Stck
• Wik-KSt
• Wik-Ust-Schl
• Wik-Storno
• Wik-BuchArt
• Wik-KonsUnt
• Lieferdatum
• Lieferscheinnr
• Lieferscheinnr2
• Artikelnr
• Wertposition
• Anzahl
• Anzahlbez
• Gewicht
• Gewichtbez
• Preis
• Ohrmarke
• Rabatt
• Preiseinheit
• Preisart
• SL-Nr
• Position

Tipps und Tricks

• Wenn sich der Referenztext öfter auf einem Beleg befindet kann man ihn über den Suchbereich steuern. Hierfür zieht man ein Kennungsfeld über den Referenztext auf dem Beleg. Dann wird eine Position des Feldes angegeben. Diese übernimmt man in den Suchbereich. Danach wird in diesem Bereich auf den Referenztext zugegriffen. Außerdem ist es möglich, über die Suchoption zu steuern welcher Text genommen werden soll.

Anpassung

Die Anpassung einer Erfassungsvorlage ist notwendig bei veränderten Rechnungsmustern und bei genereller Verbesserung der Erkennung.

Beim Upload

Zum Anpassen einer Erfassungsvorlage muss zunächst ein PDF-Dokument durch Wiking an Accantum upgeloadet werden und den Status Nicht alle erforderlichen Attributwerte können ermittelt werden in der Erfassung bekommen.

Im Pool

Für das Anpassen einer Erfassungsvorlage im Erfassungsvorlagen-Pool gehen Sie in der Menü-Leiste auf Administration und wählen den Punkt Erfassungsvorlagen aus. Dort klicken Sie auf die Erfassungsvorlage und können mit dem Button Erfassungsvorlage mit der Dokumentensicht öffnen die Erfassungsvorlage bearbeiten.

Löschen

Für das Löschen einer Erfassungsvorlage gehen Sie in der Menü-Leiste auf Administration und wählen den Punkt Erfassungsvorlagen aus. Dort klicken Sie auf die Erfassungsvorlage und können mit der Tonne die Erfassungsvorlage endgültig löschen.

Fragen und Antworten

Bei der Einrichtung der Testpiloten von Wiking Beleg Online sind einige Fragen aufgekommen, die wir gerne kurz erläutern möchten.

Erfassungsvorlagen erstellen

Ist es möglich sich das Bearbeitungsfeld für z.B. den Referenztext auf einem zweiten Bildschirm anzeigen zu lassen? Dies würde die Bearbeitung leichter machen.

Nein, das geht leider nicht.