Wiking Beleg Online Kanzlei: Unterschied zwischen den Versionen

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Hier finden Sie alles zu Wiking Beleg Online.
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Hier finden Sie alles zu Wiking Beleg Online in der Kanzlei.
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== Organisation ==
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Für die erfolgreiche Einführung von Wiking Beleg Online müssen Organisationskonzepte für die Bezirksstelle entwickelt werden. In diesem Abschnitt werden bekannte organisatorische Maßnahmen angesprochen, die z.T. nur bezirksindividuell beantwortet werden können bzw. an Hand der Fragstellungen abgearbeitet werden müssen.
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Im Zweifelfall fragen Sie die act Mitarbeiter und fordern Hilfestellung an, wir unterstützen Sie gerne mit Rat und Tat.
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Stellen Sie in der Bezirksstelle ein kleines Team (PowerUser) zusammen, damit die Kernfragen der Einführung in ihrer Bezirksstelle konkret beantwortet und auch umgesetzt werden können. Zur praktischen Umsetzung fangen Sie mit ca. 3 Betrieben an, überprüfen Sie Ihre Abläufe und passen die Wiking Buchhaltung entsprechend an.
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=== Belegbuchen und Wiking Beleg Online ===
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Wer Wiking Beleg Online für einen Betrieb anwendet, soll das Belegbuchen (einzelne elektronische Belege manuell bei der Buchung hinterlegen) innerhalb des Wirtschaftsjahres in Wiking nicht nutzen. Im Belegbuchen gibt es aber eine neue Checkbox „Belege aus WBO ausblenden“. Wenn man hier den Harken rausnimmt, werden alle Belege angezeigt, die über WBO hochgeladen worden sind. Hier kann man die Belege nachträglich noch einmal verknüpfen.
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Ansonsten gilt pro Wirtschaftsjahr darf entweder Wiking Beleg Online oder das Belegbuchen angewendet werden. Grundsätzlich sollte man sich für Wiking Beleg Online entscheiden, da es sich beim Belegbuchen um ein Auslaufmodell handelt und bei Wiking Beleg Online eine GoBD konforme Archivierung der elektronischen Belege und die Automatisierung von Buchungen der auf Basis Digitalisaten möglich ist.
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=== Anforderungen an das Scangut (digitalisierte Buchungsbelege) ===
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*pro Belege eine PDF Datei (vor und Rückseite, falls die Rückseite bedruckt sein sollte),
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*'''Auflösung 300 dpi'''
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*'''Farbe'''
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*Ausgabeformat in PDF, das Archiv erwartet korrekte ungeschützte Dokumente, dies muss für eine ordnungsgemäße Verarbeitung gewährleistet werden
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*Speicherbedarf (Quelle: accantum) ca. 50 MB pro 1000 Textseiten bei 5% Flächendeckung A4, 300 DPI, schwarz/weiß. Da heutzutage Dokumente farbig mit Bildern (Logo) angereichert sind, kalkulieren wir mit ca. 20 GB je 100.000 Seiten (nicht Dokumente)
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*Landwirtschaftliche Dokumente enthalten in der Regel deutlich mehr Informationen als normale Gewerbebetriebe (z.B. HaGe, ATR oder Milchabrechnung) deshalb gehen wir von einem höheren Speicherbedarf aus
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Da jede Bezirksstelle andere Ablageorte für sein Scangut in Verbindung mit dem Dateisystem definiert hat, sollten die Ablageorte organisatorisch überprüft bzw. für Wiking Beleg Online neu definiert werden. Der notwendige Arbeitsablauf der einzuscannenden Belege, des Scannens und des Uploads muss definiert werden.
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=== Erfassungsvorlagen definieren ===
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Die Belegerkennung in dem Archiv erfolgt pro buchungsrelevanten Beleg über die Definition von betriebsübergreifenden angewendete Erfassungsvorlagen. Wenn mehrere Mitarbeiter der Bezirksstelle Erfassungsvorlagen für die Erkennung der auf den Belegen befindlichen Daten erstellen, ist es sinnvoll folgende Grundüberlegungen mit interner Kommunikation durchzuführen:
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*Welche Arten von buchungsrelevanten Belegen gibt es in der Bezirksstelle? Es sollte pro Belegart nur eine Erfassungsvorlage in dem Archiv definiert werden. Bei Arten von Versicherungen sind unterschiedliche Erfassungsvorlagen mit der Art der Versicherung zu definieren.
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*automatische Buchungsvorschläge beim Buchen von Tabellenpositionen
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::Grundsätzlich muss in der Bezirksstelle festgelegt werden, bei welchen Arten von Belegen der einzelnen Lieferanten mit oder ohne Tabellenpositionen gebucht werden soll. Bei dem Erstellen einer Erfassungsvorlage für einen buchungsrelevanten Beleg muss die Erkennung der Tabellenposition definiert werden oder auch nicht.
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::Durch die Definition in der Erfassungsvorlage wird entschieden, ob in Wiking die Daten für die Tabellenpositionen elektronisch bereitgestellt werden und automatische Buchungsvorschläge für die Einzelpositionen hergestellt werden können.
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::Falls die Tabellenpositionen nicht definiert werden, hat man in Wiking außerdem die Möglichkeit die Tabellenpositionen manuell zu buchen.
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=== Abstimmung der Aufgabenverteilung ===
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*ÜDefinieren Sie, welche Aufgaben der Mandant oder die Bezirksstelle durchführen soll. Stellen Sie Anforderungen an den Mandanten z.B.
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::Aufbereitung der buchungsrelevanten Belege (Sortierung nach Eingangsdatum)
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::Bereitstellung der Belege zum Zeitpunkt x.
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::Digitalisierung der Belege?
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*In welchen Bereichen benötigen Sie evtl. Hilfe von der act um eine schnellere Einführung von Wiking Beleg Online durchzuführen. Die act kann auch für Sie Erfassungsvorlagen erstellen.
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*Welche Kapazitäten hat ihr Team?
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=== Kontokorrentbuchhaltung ===
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'''Ab Mai 2020 ist es nicht mehr notwendig die Buchhaltung auf OPOS-Buchhaltung umzustellen, da die Belege anhand von verschiedener Kriterien zur Bankbuchung zugeordnet werden.'''
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Die Buchhaltung muss aktuell auf eine Kontokorrentbuchhaltung umgestellt werden, da es sonst keine Möglichkeit gibt, automatische Buchungsvorschläge in Verbindung mit dem Wiking Regelwerk zu erzeugen. Zum Abstimmen der Konten gibt es in der Kontoansicht die OPOS-Funktionalität, welche Sie mit der Tastenkombination Alt + O nutzen können.
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Sie sollten bedenken, dass die bestehenden Wiking Regeln durch das Umstellen auf die Kontokorrentbuchhaltung angepasst werden müssen.
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=== Wiking Regeln ===
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*machen Sie sich bitte Gedanken über die Nutzung von Wiking Regeln
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::Welche Basisregeln können für alle Betriebe definiert und verwendet werden?
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::Welche betriebsindividuellen Regeln sollen erstellt werden?
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::Gibt es Betriebe, bei denen nur individuelle Regeln möglich sind?
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::Ist die Reihe der Abarbeitung der Regeln richtig?
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::Welche standardisierte Namensgebung soll eine Regeldefinition erhalten?
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::Welche Regeln müssen bei Umstellung auf die Kontokorrentbuchhaltung angepasst werden?
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*Parallele Nutzung des Rechnungsdatenservice und Wiking Beleg Online
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::Wenn der Wiking Rechnungsdatenservice (ATR, Trede & von Pein, Hanse) weiterhin parallel genutzt werden soll, dann sind hierfür unterschiedliche Wiking Regeln zu definieren.
 
== PowerUser ==
 
== PowerUser ==
 
In diesem Abschnitt wird ein Teil der Tätigkeit des PowerUsers beschrieben.
 
In diesem Abschnitt wird ein Teil der Tätigkeit des PowerUsers beschrieben.
 
=== Anmeldung an dem Archivsystem ===
 
=== Anmeldung an dem Archivsystem ===
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externer Zugang über das Internet:
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https://wbo.wiking-online.de/Accantum/?Archive=https://vpacc01.wiking-online.de:50NNN
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'''''Den Link finden Sie unten im Wiking-Beleg-Online Fenster nach den Login.'''''
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wobei NNN die Bezirksstellennummer ist.
 
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'''''Alternativ finden Sie den Link unten im Wiking-Beleg-Online Fenster nach den Login.'''''
 
  
 
=== Passwort ändern ===
 
=== Passwort ändern ===
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|}
 
|}
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Stehen die Belege ein der Ablagestruktur noch unter 01_Eingang, d.h. keine Erfassungsvorlage hat gegriffen, so können diese falsch zugeordneten Belege in dem Archiv gelöscht werden.
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'''Falls die Belege mit Hilfe der Erfassungsvorlagen erkannt worden sind und somit unter 02_erkannt gespeichert wurden, so ist das Löschen in dem Archiv nicht mehr möglich, da diese Belege archiviert worden und somit nicht mehr gelöscht werden dürfen.'''
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== Erfassungsvorlagen ==
 
== Erfassungsvorlagen ==
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* Partner-ID -> Firmenname aus Adressfeld für grünen Haken, auch hier Referenztext und Reg. Ausdruck angeben
 
* Partner-ID -> Firmenname aus Adressfeld für grünen Haken, auch hier Referenztext und Reg. Ausdruck angeben
 
* Bei allen Attributen (außer Ident01+02, Kategorie) muss ein Referenztext hinterlegt werden -> Öffnen der Maske durch Klick auf den blauen Link
 
* Bei allen Attributen (außer Ident01+02, Kategorie) muss ein Referenztext hinterlegt werden -> Öffnen der Maske durch Klick auf den blauen Link
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*
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* Die Atrribute sollten
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* Nicht vorhandene Attribute werden markiert und mit – Button gelöscht.
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* Fehlende Attribute werden mit dem + Button hinzugefügt
  
 
==== Übersicht der Attribute und deren Bedeutung ====
 
==== Übersicht der Attribute und deren Bedeutung ====
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|-
 
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|}
 
|}
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==== Reguläre Ausdrücke für Erfassungsvorlagen ====
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Man kann Reguläre Ausdrücke verwenden, um den aktuellen Wert anzupassen. Hier ein paar Beispiele:
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{| class="wikitable"
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|-
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! scope="col"| Ausgelesener Wert
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! scope="col"| Reg. Ausdruck
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! scope="col"| Ersetzungstext
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! scope="col"| Ergebnis
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! scope="col"| Beschreibung
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|-
 +
| 2. Oktober 2020
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| .*
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|
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| 02.10.2020
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| Der Monat des Datums ist ausgeschrieben
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|-
 +
| 2020-0053459/D12812
 +
| (\d{4}-\d{7}\/([A-Z]\d{5})
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|
 +
| 2020-0053459
 +
| Die Rechnungsnummer und die Kundennummer stehen in einer Zeile
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|-
 +
| :02.10.2020
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| :(.*)
 +
| $1
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| 02.10.2020
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| Im Ausgelesenen Wert steht ein Doppelpunkt vor dem tatsächlichen Wert
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|-
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| Lerndhade1 Gnbd
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| .+
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|
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| Landhandel GmbH & Co. KG
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| Der aktuelle Wert soll immer gleich sein
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|-
 +
|}
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==== Tabellen erstellen ====
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Folgende Bezeichner (gelb markiert) sollen einheitlich bei der Definition von Tabellen in Anlehnung der in dem WikConverter verwendeten Bezeichnungen genutzt werden.
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Grund: Nutzung der Bezeichner in Wiking Regeln.
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*Betrag
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*Nettobetrag
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*Ust-Betrag
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*Text-1
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*Text-2
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*Auszug-Nr
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*Auszug-Datum
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*Datum-Auszug
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*Kategorie
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*Unterkategorie
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*Ust-Art
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*Ust-Satz
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*Menge
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*Mengeneinheit
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*Wik-Fikto
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*Wik-Sakto
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*Wik-Beleg
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*Wik-Datum2
 +
*Wik-Text
 +
*Wik-Gewicht
 +
*Wik-Stck
 +
*Wik-KSt
 +
*Wik-Ust-Schl
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*Wik-Storno
 +
*Wik-BuchArt
 +
*Wik-KonsUnt
 +
*Lieferdatum
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*Lieferscheinnr
 +
*Lieferscheinnr2
 +
*Artikelnr
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*Wertposition
 +
*Anzahl
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*Anzahlbez
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*Gewicht
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*Gewichtbez
 +
*Preis
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*Ohrmarke
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*Rabatt
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*Preiseinheit
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*Preisart
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*SL-Nr
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*Position
 +
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==== Tipps und Tricks ====
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* Wenn sich der Referenztext öfter auf einem Beleg befindet kann man ihn über den Suchbereich steuern. Hierfür zieht man ein Kennungsfeld über den Referenztext auf dem Beleg. Dann wird eine Position des Feldes angegeben. Diese übernimmt man in den Suchbereich. Danach wird in diesem Bereich auf den Referenztext zugegriffen. Außerdem ist es möglich, über die Suchoption zu steuern welcher Text genommen werden soll.
  
 
=== Anpassung ===
 
=== Anpassung ===
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Für das Löschen einer Erfassungsvorlage gehen Sie in der Menü-Leiste auf ''Administration'' und wählen den Punkt ''Erfassungsvorlagen'' aus. Dort klicken Sie auf die Erfassungsvorlage und können mit der ''Tonne'' die Erfassungsvorlage endgültig löschen.
 
Für das Löschen einer Erfassungsvorlage gehen Sie in der Menü-Leiste auf ''Administration'' und wählen den Punkt ''Erfassungsvorlagen'' aus. Dort klicken Sie auf die Erfassungsvorlage und können mit der ''Tonne'' die Erfassungsvorlage endgültig löschen.
 
[[Kategorie:Wiking]]
 
[[Kategorie:Wiking]]
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== Fragen und Antworten ==
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Bei der Einrichtung der Testpiloten von Wiking Beleg Online sind einige Fragen aufgekommen, die wir gerne kurz erläutern möchten.
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=== Erfassungsvorlagen erstellen ===
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Ist es möglich sich das Bearbeitungsfeld für z.B. den Referenztext auf einem zweiten Bildschirm anzeigen zu lassen? Dies würde die Bearbeitung leichter machen.
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:''Nein, das geht leider nicht.''
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Wie gehe ich mit mehrseitigen Belegen bei der Erstellung der Erfassungsvorlagen um?
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:''Hier wird zuerst der Referenztext angegeben, dann springt das Kennungsfeld automatisch auf eine andere Seite.''
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Welchen Wert nehme ich als Referenztext für die Fußzeile in Tabellen?
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:''Bei der Erstellung von Tabellen über mehrere Seiten braucht man einen Referenztext für die Fußzeile, der auf jeder Seite des Beleges vorhanden ist.''
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Sollte ich die IBAN als Referenztext hinterlegen?
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:''Der Referenztext IBAN ist in der Regel auf jedem Beleg gleich und kann somit in der Vorlagen Vorlage hinterlegt werden.''
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Die Kennungsfelder der Erfassungsvorlagen haben unterschiedliche Farben. Was bedeuten sie?
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:*''Rot steht für die Felder Ident01 und Ident 02.''
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:*''Geld bedeutet, dass das Feld erforderlich ist und ausgefüllt werden muss.''
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:*''Blau bedeutet, dass das Feld nicht erforderlich ist und auch so ohne Wert durchlaufen wird.''
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Was bedeuten die Ident-Felder?
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:''Die Ident-Felder benötigt man zur Erkennung der definierten Erfassungsvorlage für einen Beleg.''
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Warum verwenden wir für die Tabellenbezeichnungen die Wiking Converter Bezeichnung?
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:*''Es werden die Wiking Converter Bezeichnungen verwendet, weil dann die hinterlegten festen Regeln in Wiking greifen.''
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:*''Außerdem dient es zur Vereinheitlichung des Regelwerkes.''
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Kann man eine bereits erstellte Erfassungsvorlage, die ausversehen gelöscht worden ist, wiederherstellen?
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:''Ja man kann sie über Administration / Erfassungsvorlagen / (Checkbox) gelöschte Elemente anzeigen wiederherstellen.''
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Es fehlen Attribute, was muss ich tun?
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:''Diese Attribute müssen bei der act GmbH angefordert werden. Es wird dann getestet, ob sie funktionieren und dann werden sie für alle bereitgestellt.''
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=== Dokumentenablage ===
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Ein Mandant scheidet aus, was passiert mit den Belegen?
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:''Alle Daten im Archiv können durch einen Datenexport durch die act GmbH ausgegeben werden.''
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Kann die Archivierungszeit in accantum nach Ablauf der 12 Jahre verlängert werden?
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:''Nach dem Ablauf der Archivierungszeit werden die Belege nicht automatisch gelöscht. Man wird dann gefragt, ob man die Belege entfernen möchte oder nicht.''
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Ein Mandant wechselt den Bezirk, was passiert mit den Belegen?
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:*''Die buchungsrelevanten Wiking Belege sind ab dem Zeitpunkt nach dem Upload in dem accantum Archiv für 12 Jahre GoBD konform und unveränderbar gespeichert.''
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:*''Vorteilhaft ist aus der Sicht eines Prüfers die Abgrenzung von einer Bezirksumsetzung zum Zeitpunkt des Wirtschaftsjahreswechsels.''
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:*''Für Wiking befindet sich eine Umsetzung (Duplizierung) und Bereitstellung der Daten für ein anderes Bezirksarchiv in Verbindung mit der neuen Betriebsnummer in Planung.''
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Was passiert, wenn ein oder mehrere Belege versehentlich einem falschen Betrieb zugeordnet worden sind?
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:*''Falls ein buchhaltungsrelevanter Beleg versehentlich beim Upload einem falschen Betrieb zugeordnet worden ist, muss dieses dokumentiert werden. Sollte ein Prüfer den falschen Beleg im accantum Archiv sehen, so ist dieser darauf aufmerksam zu machen. Die Dokumentation ist dann vorzulegen. Ein falsch zugeordneter Beleg kann nicht im Archiv gelöscht werden, da dieser für 12 Jahre unveränderbar archiviert worden ist.''
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:*''In Wiking hat man die Möglichkeit diesen falsch zugeordneten Beleg nach der Synchronisation und beim Import der Belege buchungstechnisch nicht zu berücksichtigen. Somit wird der falsche Beleg nicht in der Buchhaltung des Betriebes verbunden.''
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Wie lösche ich nicht erkannte Belege?
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:''Das Löschen von nicht erkannten bzw. überflüssigen Belegen darf im DMS von accantum nur in der Ablagestruktur (Speicherortes Beleges) unter Betriebsnummer -> Wiking -> Belege -> 01_Eingang erfolgen.''
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:''Wenn der entsprechende Beleg in dem Register Erfassung gelöscht, so wird nur die Verknüpfung des in der o.a. Ablagestruktur gespeicherten Beleges gelöscht. Der eigentliche Beleg verbleibt in der Ablagestruktur und könnte dann als Quickbeleg noch mit Wiking synchronisiert werden''
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=== Sonstiges ===
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Was ist zu veranlassen, wenn ein Prüfer für einen oder mehrere Betriebe eine lesende Sicht auf das Archiv von accantum haben möchte?
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:*''Das Archivsystem stellt Mechanismen zur Verfügung, die es erlauben, einen Recherchebenutzer („Prüfer“) für den Prüferzugang freizuschalten. Dieser Recherchebenutzer kann durch Mitarbeiter der act genau so eingestellt werden, dass er nur den bzw. die geforderten Betriebe lesend zur Ansicht erhält. Sprechen Sie in diesem Fall rechtzeitig mit den Mitarbeitern der act.''
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:*''Falls zur gleichen Zeit mehrere Prüfer auf das Archiv zugreifen möchten, können auch weitere Prüfer als Light User mit nur lesendem Zugriff auf die Belege eingerichtet werden.''
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== Lizenzpakete für das Wiking Archiv ==
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Die act kann drei nach den individuellen Bedürfnissen der Bezirksstellen abgestimmte Lizenzpakete anbieten. Diese unterscheiden sich nach der Anzahl der personifizierten Benutzer des Archives und nach der Nutzung des Funktionsumfanges in dem Archiv.
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Vor dem Start mit Wiking Beleg Online muss ein für Sie geeignetes Lizenzpaket ausgewählt werden.
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Die einzurichtenden Benutzer sind zwecks Einrichtung mit Vorname und Nachname der act vor der Einrichtung des Archives bekanntzugeben. Jeder Benutzer erhält einen personifizierten Zugang zu Ihrem Archiv.
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Bei jedem Lizenzpaket sind je Archiv standardmäßig folgende Benutzer enthalten:
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*'''Wiking API Benutzer''' ''Für die ausschließliche Nutzung von Funktionen in Wiking Beleg Online.''
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*'''eMail Connector API Benutzer''' ''Für den Upload von eingescannten Belegen “per eMail Versand” an wbo@actgmbh.de .''
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*'''Recherche Benutzer für externe Prüfer''' ''Mit diesem Benutzer kann ein externer Prüfer lesend auf das Archiv zugreifen. Die Einrichtung erfolgt ein nach den Anforderungen der Bezirksstelle, z.B. der Prüfer darf nur auf einen Betrieb oder mehrere definierte Betriebe lesend zugreifen.''
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*'''Für die Kundenunterstützung''' ''ein Administrator Benutzer'' ''Für die Administration des Archives seitens der act. Der Administrator hat die meisten Rechte in dem Archiv. Der Administrator kann allerdings aufgrund der Revisionssicherheit des Archives keine archivierten Belege löschen.Und drei benannte Benutzer (Vorname / Nachname) für die Kundenunterstützung durch die Mitarbeiter der act. Diese Benutzer haben nur eingeschränkte Rechte in dem Archiv. Sie sind in accantum der Gruppe des actSupport zugeordnet.''
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Sollen zeitgleich unterschiedliche Prüfer lesend auf definierte Bereiche des Archives zugreifen, so muss hierfür ein Lightuser von dem ausgewählten Lizenzpaket eingerichtet werden.
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Sollen weitere Schnittstellen für das Archiv eingesetzt werden, sind diese individuell zu lizenzieren.
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'''Kanzlei Small'''
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:In diesem Lizenzpaket sind 3 Volluser und 3 Lightuser enthalten.
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'''Kanzlei Business'''
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:In diesem Lizenzpaket sind 5 Volluser und 5 Lightuser enthalten.
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'''Kanzlei Enterprise'''
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:In diesem Lizenzpaket können mehr als 5 Volluser und mehr als 5 Lightuser definiert werden.
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Die Anzahl der Volluser und der Lightuser ist vor der Lizenzbestellung zu definieren.
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Als Volluser werden Mitarbeiter (mit Vorname, Nachname) eingerichtet, die als sogenannte PowerUser aktiv Erfassungsvorlagen für Ihr Archiv über alle Wiking Betriebe erstellen bzw. ändern können.
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Als Lightuser werden Mitarbeiter (mit Vorname, Nachname) eingerichtet, die keine Erfassungsvorlagen für Ihr Archiv über alle Wiking Betriebe erstellen bzw. ändern können.

Aktuelle Version vom 8. Mai 2020, 07:15 Uhr

Hier finden Sie alles zu Wiking Beleg Online in der Kanzlei.

Organisation

Für die erfolgreiche Einführung von Wiking Beleg Online müssen Organisationskonzepte für die Bezirksstelle entwickelt werden. In diesem Abschnitt werden bekannte organisatorische Maßnahmen angesprochen, die z.T. nur bezirksindividuell beantwortet werden können bzw. an Hand der Fragstellungen abgearbeitet werden müssen.

Im Zweifelfall fragen Sie die act Mitarbeiter und fordern Hilfestellung an, wir unterstützen Sie gerne mit Rat und Tat.

Stellen Sie in der Bezirksstelle ein kleines Team (PowerUser) zusammen, damit die Kernfragen der Einführung in ihrer Bezirksstelle konkret beantwortet und auch umgesetzt werden können. Zur praktischen Umsetzung fangen Sie mit ca. 3 Betrieben an, überprüfen Sie Ihre Abläufe und passen die Wiking Buchhaltung entsprechend an.

Belegbuchen und Wiking Beleg Online

Wer Wiking Beleg Online für einen Betrieb anwendet, soll das Belegbuchen (einzelne elektronische Belege manuell bei der Buchung hinterlegen) innerhalb des Wirtschaftsjahres in Wiking nicht nutzen. Im Belegbuchen gibt es aber eine neue Checkbox „Belege aus WBO ausblenden“. Wenn man hier den Harken rausnimmt, werden alle Belege angezeigt, die über WBO hochgeladen worden sind. Hier kann man die Belege nachträglich noch einmal verknüpfen. Ansonsten gilt pro Wirtschaftsjahr darf entweder Wiking Beleg Online oder das Belegbuchen angewendet werden. Grundsätzlich sollte man sich für Wiking Beleg Online entscheiden, da es sich beim Belegbuchen um ein Auslaufmodell handelt und bei Wiking Beleg Online eine GoBD konforme Archivierung der elektronischen Belege und die Automatisierung von Buchungen der auf Basis Digitalisaten möglich ist.

Anforderungen an das Scangut (digitalisierte Buchungsbelege)

  • pro Belege eine PDF Datei (vor und Rückseite, falls die Rückseite bedruckt sein sollte),
  • Auflösung 300 dpi
  • Farbe
  • Ausgabeformat in PDF, das Archiv erwartet korrekte ungeschützte Dokumente, dies muss für eine ordnungsgemäße Verarbeitung gewährleistet werden
  • Speicherbedarf (Quelle: accantum) ca. 50 MB pro 1000 Textseiten bei 5% Flächendeckung A4, 300 DPI, schwarz/weiß. Da heutzutage Dokumente farbig mit Bildern (Logo) angereichert sind, kalkulieren wir mit ca. 20 GB je 100.000 Seiten (nicht Dokumente)
  • Landwirtschaftliche Dokumente enthalten in der Regel deutlich mehr Informationen als normale Gewerbebetriebe (z.B. HaGe, ATR oder Milchabrechnung) deshalb gehen wir von einem höheren Speicherbedarf aus

Da jede Bezirksstelle andere Ablageorte für sein Scangut in Verbindung mit dem Dateisystem definiert hat, sollten die Ablageorte organisatorisch überprüft bzw. für Wiking Beleg Online neu definiert werden. Der notwendige Arbeitsablauf der einzuscannenden Belege, des Scannens und des Uploads muss definiert werden.

Erfassungsvorlagen definieren

Die Belegerkennung in dem Archiv erfolgt pro buchungsrelevanten Beleg über die Definition von betriebsübergreifenden angewendete Erfassungsvorlagen. Wenn mehrere Mitarbeiter der Bezirksstelle Erfassungsvorlagen für die Erkennung der auf den Belegen befindlichen Daten erstellen, ist es sinnvoll folgende Grundüberlegungen mit interner Kommunikation durchzuführen:

  • Welche Arten von buchungsrelevanten Belegen gibt es in der Bezirksstelle? Es sollte pro Belegart nur eine Erfassungsvorlage in dem Archiv definiert werden. Bei Arten von Versicherungen sind unterschiedliche Erfassungsvorlagen mit der Art der Versicherung zu definieren.
  • automatische Buchungsvorschläge beim Buchen von Tabellenpositionen
Grundsätzlich muss in der Bezirksstelle festgelegt werden, bei welchen Arten von Belegen der einzelnen Lieferanten mit oder ohne Tabellenpositionen gebucht werden soll. Bei dem Erstellen einer Erfassungsvorlage für einen buchungsrelevanten Beleg muss die Erkennung der Tabellenposition definiert werden oder auch nicht.
Durch die Definition in der Erfassungsvorlage wird entschieden, ob in Wiking die Daten für die Tabellenpositionen elektronisch bereitgestellt werden und automatische Buchungsvorschläge für die Einzelpositionen hergestellt werden können.
Falls die Tabellenpositionen nicht definiert werden, hat man in Wiking außerdem die Möglichkeit die Tabellenpositionen manuell zu buchen.

Abstimmung der Aufgabenverteilung

  • ÜDefinieren Sie, welche Aufgaben der Mandant oder die Bezirksstelle durchführen soll. Stellen Sie Anforderungen an den Mandanten z.B.
Aufbereitung der buchungsrelevanten Belege (Sortierung nach Eingangsdatum)
Bereitstellung der Belege zum Zeitpunkt x.
Digitalisierung der Belege?
  • In welchen Bereichen benötigen Sie evtl. Hilfe von der act um eine schnellere Einführung von Wiking Beleg Online durchzuführen. Die act kann auch für Sie Erfassungsvorlagen erstellen.
  • Welche Kapazitäten hat ihr Team?

Kontokorrentbuchhaltung

Ab Mai 2020 ist es nicht mehr notwendig die Buchhaltung auf OPOS-Buchhaltung umzustellen, da die Belege anhand von verschiedener Kriterien zur Bankbuchung zugeordnet werden.

Die Buchhaltung muss aktuell auf eine Kontokorrentbuchhaltung umgestellt werden, da es sonst keine Möglichkeit gibt, automatische Buchungsvorschläge in Verbindung mit dem Wiking Regelwerk zu erzeugen. Zum Abstimmen der Konten gibt es in der Kontoansicht die OPOS-Funktionalität, welche Sie mit der Tastenkombination Alt + O nutzen können. Sie sollten bedenken, dass die bestehenden Wiking Regeln durch das Umstellen auf die Kontokorrentbuchhaltung angepasst werden müssen.

Wiking Regeln

  • machen Sie sich bitte Gedanken über die Nutzung von Wiking Regeln
Welche Basisregeln können für alle Betriebe definiert und verwendet werden?
Welche betriebsindividuellen Regeln sollen erstellt werden?
Gibt es Betriebe, bei denen nur individuelle Regeln möglich sind?
Ist die Reihe der Abarbeitung der Regeln richtig?
Welche standardisierte Namensgebung soll eine Regeldefinition erhalten?
Welche Regeln müssen bei Umstellung auf die Kontokorrentbuchhaltung angepasst werden?
  • Parallele Nutzung des Rechnungsdatenservice und Wiking Beleg Online
Wenn der Wiking Rechnungsdatenservice (ATR, Trede & von Pein, Hanse) weiterhin parallel genutzt werden soll, dann sind hierfür unterschiedliche Wiking Regeln zu definieren.

PowerUser

In diesem Abschnitt wird ein Teil der Tätigkeit des PowerUsers beschrieben.

Anmeldung an dem Archivsystem

Den Link finden Sie unten im Wiking-Beleg-Online Fenster nach den Login.

Passwort ändern

Die Passwortlänge ist auf mindestens 8 Zeichen voreingestellt. Da das Archiv für den PowerUser über das Internet erreichbar ist, darf nur ein starkes Passwort verwendet werden. Die Validierung kann im alten Mitarbeiterportal vom LBV oder unter https://www.passwortcheck.ch/passwortcheck/passwortcheck durchgeführt werden. Die Verantwortung der korrekten Einrichtung trägt der/die Bezirksstellenleiter. Jeder PowerUser hat den Zugriff auf alle in der Ablagestruktur für Wiking definierten Hierarchiebereiche.

Info / Dashboard

Über den Dashbord (Management Cockpit) gibt es unterschiedliche Einblicke in das Archivsystem, siehe Hilfe in accantum. Es ist im Wesentlichen für Administratoren und den act Wiking Support angedacht und für PowerUser nur einsehend konfiguriert, da unser Thema Wiking und nicht das Archiv ist.

Von der act vorinstallierte Erfassungsvorlagen

Von der act werden

  • a) bezirksübergreifende Erfassungsvorlagen für Belege für die Produktion und
  • b) Vorlagen zur Erstellung von bezirksindividuellen Erfassungsvorlagen initial zur Verfügung gestellt.

Bei jeder Einführung von Wiking Beleg Online in einem Bezirk wird der Bestand bei der act GmbH wachsen. Bezirksübergreifende Vorlagen können bei Bedarf zentral für die Bezirksstelle zur Verfügung gestellt werden. Bemerkungen:

  • 1. Beim capture - Prozess (OCR Erkennung) entscheidet die Positionierung der Erfassungsvorlage in der Tabelle unter Administration/Erfassungsvorlage, welcher Beleg zuerst von einer gleichartigen Erfassungsvorlage erkannt wird.
  • 2. Bei der Erfassungsvorlage Quickbeleg_Vorlage ist/darf nie ein Beleg zugeordnet werden, damit das Verfahren von Quickbelegen funktioniert.

Archiv, Struktur des Ablagesystems im Register Dokumente

In diesem Bereich wird das derzeitig verwendete Ablagesystem beschrieben, das von Wiking automatisch erzeugt wird.

Wichtig sind die Ablageorte, in der Hierarchie sind die PDF-Belege unter der jeweiligen Betriebsnummer abgelegt.

Ablageort Bedeutung
Ablageorte PDF-Belegablage aus der Sicht der Bezirksstelle
Betriebsnummer alle Belege von einem Betrieb
Wiking Identifikation von Wiking Belegen
Belege nur ein weiteres Ordnungskriterium
01_Eingang alle hochgeladenen PFD-Dokumente
02_erkannt ORC erkannte und archivierte Dokumente auch Quickbelege

Stehen die Belege ein der Ablagestruktur noch unter 01_Eingang, d.h. keine Erfassungsvorlage hat gegriffen, so können diese falsch zugeordneten Belege in dem Archiv gelöscht werden.

Falls die Belege mit Hilfe der Erfassungsvorlagen erkannt worden sind und somit unter 02_erkannt gespeichert wurden, so ist das Löschen in dem Archiv nicht mehr möglich, da diese Belege archiviert worden und somit nicht mehr gelöscht werden dürfen.


Erfassungsvorlagen

Erfassungsvorlagen sind Blaupausen zur Erkennung von Daten, die in Wiking verarbeitet werden.

Erstellung

Zur Erstellung einer Erfassungsvorlage in Accantum muss zunächst ein PDF-Dokument durch Wiking an Accantum upgeloadet werden.

Detaillierte Erklärung

Wechsel zur Erfassung zum Erstellen der Vorlagen. Achtung! Es sollten immer die Haken für Unvollständig und Fehlerhaft (= Beleg wurde nicht erkannt) ausgewählt sein.

  • Aufruf zur Bearbeitung über einen Klick auf den blau markierten Dokumentennamen.
  • Auswahl der Erfassungsvorlage über den blauen Ordner „Erfassungsvorlage laden“ (in der Regel "Beleg_VORLAGE_Rechnung" oder "Beleg_VORLAGE_Gutschrift")
  • Bearbeitung der einzelnen Wertfelder -> das Feld für die entsprechende Position ist mit 4 Punkten an den Ecken gekennzeichnet -> dieses Feld muss möglichst großflächig über das entsprechende Attribut gezogen werden. Außerdem muss über den Link Datum-Buchung ein Referenztext hinterlegt werden.
  • Für Attribut „Ident01 Firma“ sollte der gesamte Briefkopf mit Logo und Anschrift ausgewählt werden
  • Nun muss über den blauen Link im Attributnamen, der Wert zur Identifizierung aus dem „Ausgelesenen Wert“ übernommen werden, hier möglichst der Firmenname. Die ausgelesenen Werte können ggf. bei einem weiteren gleichen Beleg abweichen. Es gibt die Möglichkeit durch einen Oder-Strich (|) weitere Werte zur Identifizierung anzugeben.
  • Partner-ID -> Firmenname aus Adressfeld für grünen Haken, auch hier Referenztext und Reg. Ausdruck angeben
  • Bei allen Attributen (außer Ident01+02, Kategorie) muss ein Referenztext hinterlegt werden -> Öffnen der Maske durch Klick auf den blauen Link
  • Die Atrribute sollten
  • Nicht vorhandene Attribute werden markiert und mit – Button gelöscht.
  • Fehlende Attribute werden mit dem + Button hinzugefügt

Übersicht der Attribute und deren Bedeutung

Durch die Attribute mit den Bezeichnungen Ident01_Firma und Ident02_Typ (Ident = Identifikation) und deren hinterlegten Informationen werden die in das Archiv eingestellten Belege automatisch zu der entsprechenden Erfassungsvorlage automatische zugeordnet.

Attribut Bedeutung Anzugebende Werte
Datum-Buchung Datum Referenztext
Ident01 Firma Briefkopf (großzügig makieren) Wert zur Identifizierung
Partner-ID Firmenname Regulärer Ausdruck und Referenztext
Betrag Rechnungsbetrag Referenztext
Partner-Kto Kundennummer Referenztext
UStID Umsatzsteuer-ID Regulärer Ausdruck und Referenztext
IBAN IBAN Regulärer Ausdruck und Referenztext
Ident02 Typ Belegtyp (Rechnungsart Bsp.: Rechnung , Gutschrift) großzügig markieren ---
Kategorie Belegart (ist durch Vorlage vorgegeben) ---
Rechnungsnr Rechnungsnummer Referenztext

Reguläre Ausdrücke für Erfassungsvorlagen

Man kann Reguläre Ausdrücke verwenden, um den aktuellen Wert anzupassen. Hier ein paar Beispiele:

Ausgelesener Wert Reg. Ausdruck Ersetzungstext Ergebnis Beschreibung
2. Oktober 2020 .* 02.10.2020 Der Monat des Datums ist ausgeschrieben
2020-0053459/D12812 (\d{4}-\d{7}\/([A-Z]\d{5}) 2020-0053459 Die Rechnungsnummer und die Kundennummer stehen in einer Zeile
:02.10.2020 :(.*) $1 02.10.2020 Im Ausgelesenen Wert steht ein Doppelpunkt vor dem tatsächlichen Wert
Lerndhade1 Gnbd .+ Landhandel GmbH & Co. KG Der aktuelle Wert soll immer gleich sein

Tabellen erstellen

Folgende Bezeichner (gelb markiert) sollen einheitlich bei der Definition von Tabellen in Anlehnung der in dem WikConverter verwendeten Bezeichnungen genutzt werden. Grund: Nutzung der Bezeichner in Wiking Regeln.

  • Betrag
  • Nettobetrag
  • Ust-Betrag
  • Text-1
  • Text-2
  • Auszug-Nr
  • Auszug-Datum
  • Datum-Auszug
  • Kategorie
  • Unterkategorie
  • Ust-Art
  • Ust-Satz
  • Menge
  • Mengeneinheit
  • Wik-Fikto
  • Wik-Sakto
  • Wik-Beleg
  • Wik-Datum2
  • Wik-Text
  • Wik-Gewicht
  • Wik-Stck
  • Wik-KSt
  • Wik-Ust-Schl
  • Wik-Storno
  • Wik-BuchArt
  • Wik-KonsUnt
  • Lieferdatum
  • Lieferscheinnr
  • Lieferscheinnr2
  • Artikelnr
  • Wertposition
  • Anzahl
  • Anzahlbez
  • Gewicht
  • Gewichtbez
  • Preis
  • Ohrmarke
  • Rabatt
  • Preiseinheit
  • Preisart
  • SL-Nr
  • Position

Tipps und Tricks

  • Wenn sich der Referenztext öfter auf einem Beleg befindet kann man ihn über den Suchbereich steuern. Hierfür zieht man ein Kennungsfeld über den Referenztext auf dem Beleg. Dann wird eine Position des Feldes angegeben. Diese übernimmt man in den Suchbereich. Danach wird in diesem Bereich auf den Referenztext zugegriffen. Außerdem ist es möglich, über die Suchoption zu steuern welcher Text genommen werden soll.

Anpassung

Die Anpassung einer Erfassungsvorlage ist notwendig bei veränderten Rechnungsmustern und bei genereller Verbesserung der Erkennung.

Beim Upload

Zum Anpassen einer Erfassungsvorlage muss zunächst ein PDF-Dokument durch Wiking an Accantum upgeloadet werden und den Status Nicht alle erforderlichen Attributwerte können ermittelt werden in der Erfassung bekommen.

Im Pool

Für das Anpassen einer Erfassungsvorlage im Erfassungsvorlagen-Pool gehen Sie in der Menü-Leiste auf Administration und wählen den Punkt Erfassungsvorlagen aus. Dort klicken Sie auf die Erfassungsvorlage und können mit dem Button Erfassungsvorlage mit der Dokumentensicht öffnen die Erfassungsvorlage bearbeiten.

Löschen

Für das Löschen einer Erfassungsvorlage gehen Sie in der Menü-Leiste auf Administration und wählen den Punkt Erfassungsvorlagen aus. Dort klicken Sie auf die Erfassungsvorlage und können mit der Tonne die Erfassungsvorlage endgültig löschen.

Fragen und Antworten

Bei der Einrichtung der Testpiloten von Wiking Beleg Online sind einige Fragen aufgekommen, die wir gerne kurz erläutern möchten.

Erfassungsvorlagen erstellen

Ist es möglich sich das Bearbeitungsfeld für z.B. den Referenztext auf einem zweiten Bildschirm anzeigen zu lassen? Dies würde die Bearbeitung leichter machen.

Nein, das geht leider nicht.

Wie gehe ich mit mehrseitigen Belegen bei der Erstellung der Erfassungsvorlagen um?

Hier wird zuerst der Referenztext angegeben, dann springt das Kennungsfeld automatisch auf eine andere Seite.

Welchen Wert nehme ich als Referenztext für die Fußzeile in Tabellen?

Bei der Erstellung von Tabellen über mehrere Seiten braucht man einen Referenztext für die Fußzeile, der auf jeder Seite des Beleges vorhanden ist.

Sollte ich die IBAN als Referenztext hinterlegen?

Der Referenztext IBAN ist in der Regel auf jedem Beleg gleich und kann somit in der Vorlagen Vorlage hinterlegt werden.

Die Kennungsfelder der Erfassungsvorlagen haben unterschiedliche Farben. Was bedeuten sie?

  • Rot steht für die Felder Ident01 und Ident 02.
  • Geld bedeutet, dass das Feld erforderlich ist und ausgefüllt werden muss.
  • Blau bedeutet, dass das Feld nicht erforderlich ist und auch so ohne Wert durchlaufen wird.

Was bedeuten die Ident-Felder?

Die Ident-Felder benötigt man zur Erkennung der definierten Erfassungsvorlage für einen Beleg.

Warum verwenden wir für die Tabellenbezeichnungen die Wiking Converter Bezeichnung?

  • Es werden die Wiking Converter Bezeichnungen verwendet, weil dann die hinterlegten festen Regeln in Wiking greifen.
  • Außerdem dient es zur Vereinheitlichung des Regelwerkes.

Kann man eine bereits erstellte Erfassungsvorlage, die ausversehen gelöscht worden ist, wiederherstellen?

Ja man kann sie über Administration / Erfassungsvorlagen / (Checkbox) gelöschte Elemente anzeigen wiederherstellen.

Es fehlen Attribute, was muss ich tun?

Diese Attribute müssen bei der act GmbH angefordert werden. Es wird dann getestet, ob sie funktionieren und dann werden sie für alle bereitgestellt.

Dokumentenablage

Ein Mandant scheidet aus, was passiert mit den Belegen?

Alle Daten im Archiv können durch einen Datenexport durch die act GmbH ausgegeben werden.

Kann die Archivierungszeit in accantum nach Ablauf der 12 Jahre verlängert werden?

Nach dem Ablauf der Archivierungszeit werden die Belege nicht automatisch gelöscht. Man wird dann gefragt, ob man die Belege entfernen möchte oder nicht.

Ein Mandant wechselt den Bezirk, was passiert mit den Belegen?

  • Die buchungsrelevanten Wiking Belege sind ab dem Zeitpunkt nach dem Upload in dem accantum Archiv für 12 Jahre GoBD konform und unveränderbar gespeichert.
  • Vorteilhaft ist aus der Sicht eines Prüfers die Abgrenzung von einer Bezirksumsetzung zum Zeitpunkt des Wirtschaftsjahreswechsels.
  • Für Wiking befindet sich eine Umsetzung (Duplizierung) und Bereitstellung der Daten für ein anderes Bezirksarchiv in Verbindung mit der neuen Betriebsnummer in Planung.

Was passiert, wenn ein oder mehrere Belege versehentlich einem falschen Betrieb zugeordnet worden sind?

  • Falls ein buchhaltungsrelevanter Beleg versehentlich beim Upload einem falschen Betrieb zugeordnet worden ist, muss dieses dokumentiert werden. Sollte ein Prüfer den falschen Beleg im accantum Archiv sehen, so ist dieser darauf aufmerksam zu machen. Die Dokumentation ist dann vorzulegen. Ein falsch zugeordneter Beleg kann nicht im Archiv gelöscht werden, da dieser für 12 Jahre unveränderbar archiviert worden ist.
  • In Wiking hat man die Möglichkeit diesen falsch zugeordneten Beleg nach der Synchronisation und beim Import der Belege buchungstechnisch nicht zu berücksichtigen. Somit wird der falsche Beleg nicht in der Buchhaltung des Betriebes verbunden.

Wie lösche ich nicht erkannte Belege?

Das Löschen von nicht erkannten bzw. überflüssigen Belegen darf im DMS von accantum nur in der Ablagestruktur (Speicherortes Beleges) unter Betriebsnummer -> Wiking -> Belege -> 01_Eingang erfolgen.
Wenn der entsprechende Beleg in dem Register Erfassung gelöscht, so wird nur die Verknüpfung des in der o.a. Ablagestruktur gespeicherten Beleges gelöscht. Der eigentliche Beleg verbleibt in der Ablagestruktur und könnte dann als Quickbeleg noch mit Wiking synchronisiert werden

Sonstiges

Was ist zu veranlassen, wenn ein Prüfer für einen oder mehrere Betriebe eine lesende Sicht auf das Archiv von accantum haben möchte?

  • Das Archivsystem stellt Mechanismen zur Verfügung, die es erlauben, einen Recherchebenutzer („Prüfer“) für den Prüferzugang freizuschalten. Dieser Recherchebenutzer kann durch Mitarbeiter der act genau so eingestellt werden, dass er nur den bzw. die geforderten Betriebe lesend zur Ansicht erhält. Sprechen Sie in diesem Fall rechtzeitig mit den Mitarbeitern der act.
  • Falls zur gleichen Zeit mehrere Prüfer auf das Archiv zugreifen möchten, können auch weitere Prüfer als Light User mit nur lesendem Zugriff auf die Belege eingerichtet werden.

Lizenzpakete für das Wiking Archiv

Die act kann drei nach den individuellen Bedürfnissen der Bezirksstellen abgestimmte Lizenzpakete anbieten. Diese unterscheiden sich nach der Anzahl der personifizierten Benutzer des Archives und nach der Nutzung des Funktionsumfanges in dem Archiv. Vor dem Start mit Wiking Beleg Online muss ein für Sie geeignetes Lizenzpaket ausgewählt werden. Die einzurichtenden Benutzer sind zwecks Einrichtung mit Vorname und Nachname der act vor der Einrichtung des Archives bekanntzugeben. Jeder Benutzer erhält einen personifizierten Zugang zu Ihrem Archiv. Bei jedem Lizenzpaket sind je Archiv standardmäßig folgende Benutzer enthalten:

  • Wiking API Benutzer Für die ausschließliche Nutzung von Funktionen in Wiking Beleg Online.
  • eMail Connector API Benutzer Für den Upload von eingescannten Belegen “per eMail Versand” an wbo@actgmbh.de .
  • Recherche Benutzer für externe Prüfer Mit diesem Benutzer kann ein externer Prüfer lesend auf das Archiv zugreifen. Die Einrichtung erfolgt ein nach den Anforderungen der Bezirksstelle, z.B. der Prüfer darf nur auf einen Betrieb oder mehrere definierte Betriebe lesend zugreifen.
  • Für die Kundenunterstützung ein Administrator Benutzer Für die Administration des Archives seitens der act. Der Administrator hat die meisten Rechte in dem Archiv. Der Administrator kann allerdings aufgrund der Revisionssicherheit des Archives keine archivierten Belege löschen.Und drei benannte Benutzer (Vorname / Nachname) für die Kundenunterstützung durch die Mitarbeiter der act. Diese Benutzer haben nur eingeschränkte Rechte in dem Archiv. Sie sind in accantum der Gruppe des actSupport zugeordnet.

Sollen zeitgleich unterschiedliche Prüfer lesend auf definierte Bereiche des Archives zugreifen, so muss hierfür ein Lightuser von dem ausgewählten Lizenzpaket eingerichtet werden.

Sollen weitere Schnittstellen für das Archiv eingesetzt werden, sind diese individuell zu lizenzieren.

Kanzlei Small

In diesem Lizenzpaket sind 3 Volluser und 3 Lightuser enthalten.

Kanzlei Business

In diesem Lizenzpaket sind 5 Volluser und 5 Lightuser enthalten.

Kanzlei Enterprise

In diesem Lizenzpaket können mehr als 5 Volluser und mehr als 5 Lightuser definiert werden.

Die Anzahl der Volluser und der Lightuser ist vor der Lizenzbestellung zu definieren. Als Volluser werden Mitarbeiter (mit Vorname, Nachname) eingerichtet, die als sogenannte PowerUser aktiv Erfassungsvorlagen für Ihr Archiv über alle Wiking Betriebe erstellen bzw. ändern können. Als Lightuser werden Mitarbeiter (mit Vorname, Nachname) eingerichtet, die keine Erfassungsvorlagen für Ihr Archiv über alle Wiking Betriebe erstellen bzw. ändern können.

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